PROCÉDURE D’INSCRIPTION/RÉINSCRIPTION DE L’ÉTUDIANT(E) AU SEIN DE L’EM GABON-UNIVERSITÉ
OBJET :
Cette procédure définit le processus d’inscription/réinscription de l’étudiant(e) dans un programme du Groupe EM Gabon-Université et identifie la chaîne des responsabilités.
LES ETAPES :
Etape 1a. Pour une inscription (nouveaux étudiants) dans un programme au sein d’une composante du Groupe EM GABON-UNIVERSITE, l’étudiant(e) soumet un dossier de demande d’inscription à la scolarité. Ce dossier comprend :
- une demande d’inscription adressée au Président de l’EM Gabon-Université ;
- une copie légalisée de l’acte de naissance ;
- une copie légalisée du baccalauréat ;
- une copie légalisée de chaque diplôme antérieur (éventuellement) ;
- une copie des relevés de notes et de crédits si l’étudiant vient d’un autre établissement du supérieur ;
- deux (2) photos d’identité récentes ;
Etape 1b. Pour une réinscription (anciens étudiants de l’EM GABON-Université), l’étudiant(e) soumet un dossier à la scolarité. Ce dossier comprend :
- une demande de réinscription adressée au Président de l’EM Gabon-Université ;
- deux (2) photos d’identité récentes.
Etape 2. Le dossier de demande d’inscription est transmis par le directeur de la scolarité et de la mobilité au directeur de la composante sollicité pour examen.
Etape 3. Le directeur de la composante mobilise la commission d’examen de la demande d’inscription. Celle-ci examine ledit dossier et retourne au directeur de la composante son avis motivé. Le directeur transmet cet avis au directeur de la scolarité.
Etape 4. En cas d’avis favorable, l’étudiant(e) retire à la scolarité la fiche d’inscription. Cette fiche précise le niveau de l’étudiant(e) pour l’inscription/réinscription sollicitée ainsi que le nombre de crédits à rattraper au niveau inférieur si nécessaire, pour les anciens étudiants.
Etape 5. L’étudiant(e) remplit la fiche d’inscription ou de réinscription, la signe et la retourne à la scolarité en vue de la signature par le directeur de la scolarité. La comptabilité n’acceptera aucun paiement sans la fiche d’inscription dûment renseignée et signée. Si l’étudiant(e) a des crédits à valider au niveau inférieur, il/elle doit obligatoirement se réinscrire pour cette année inférieure et payer les frais d’immatriculation.
Etape 6. L’étudiant(e) paie les frais d’inscription administrative à la comptabilité. La comptable appose sa signature et le cachet de la comptabilité sur la fiche d’inscription/réinscription de l’étudiant et lui délivre une quittance qui fait office de reçu.
Etape 7. Muni(e) de sa fiche d’inscription et la quittance délivrée par la comptabilité, l’étudiant(e) retourne à la scolarité pour recevoir l’attestation d’inscription dûment signée par la directrice de la scolarité. En outre, il/elle signe, avec le directeur de la scolarité et de la mobilité, le contrat d’études, l’engagement financier et la charte de l’étudiant. Chacun de ces documents est établi en deux exemplaires. Après signature, le directeur de la scolarité et de la mobilité donne un exemplaire à l’étudiant(e) et transmet l’autre, par bordereau, à la direction des archives, où il est inséré dans le dossier de l’étudiant(e).
Etape 8. Après avoir signé le contrat d’études, l’engagement financier et la charte de l’étudiant, l’étudiant(e) se présente au CRIFE muni(e) de son attestation d’inscription pour l’établissement de sa carte d’étudiant de l’année académique en cours.
Etape 9. Muni(e) de sa carte d’étudiant, l’étudiant(e) est autorisé(e) à accéder aux salles de cours.
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